Enigme du jour (copyright Gollum) : “Toute chose, je dévore. Je ronge le fer, fait disparaître l’acier et réduit les pierres en poussière. Qui suis-je ?”

Le temps. Parce que oui, le temps est souvent une énigme.

S’il file souvent à toute vitesse, une simple réunion de 30min peut parfois donner l’impression d’avoir duré 15 ans. Entre notre perception du temps, les mille sujets à traiter et la fanfare de mails et réunions vient une question clé : comment gérer efficacement son temps ?

Parkinson, Murphy, Newton, Pareto… Derrière ces noms qui vous disent sans doute quelque chose, se cachent plusieurs lois relatives au temps et la productivité. Nous vous proposons de les découvrir dans cet article.

La loi de Parkinson

“Plus on a de temps pour accomplir une tâche, plus cette tâche prendra de temps.”

Concept

En 1955, Cyril Northcote Parkinson observe l’Amirauté et le Bureau des Colonies Britannique et constate une tendance paradoxale : malgré une diminution du nombre de navires et de colonies, le nombre d’employés, lui, continue de croître. Comment expliquer que, malgré une réduction manifeste des responsabilités et des charges de travail, le nombre d’employés ne diminue pas mais, au contraire, augmente ? Cette observation à permis à Parkinson de déduire que sans contraintes de temps strictes, nous avons tendance à laisser les tâches se dilater, parfois en ajoutant des complexités inutiles ou en perfectionnant excessivement des détails mineurs.

Applications concrètes

• Définir des échéances réalistes : Imposer des délais plus courts pour encourager l’efficacité.
• Fractionner les projets : Découper les gros projets en tâches plus petites et gérables, chacune avec son propre délai.
• Limiter le perfectionnisme : Savoir quand arrêter les ajustements mineurs pour éviter de gaspiller du temps précieux.

Attention toutefois à ne pas prendre au pied de la lettre le corollaire de cette loi, appelé le corollaire Stock-Sanford : « si vous attendez la dernière minute, ça ne prend qu’une minute. » 😊

La loi de Carlson

“Les tâches effectuées en continu sont accomplies plus rapidement et efficacement que celles interrompues.”

Concept

Sune Carlson a observé que les interruptions dans le travail allongent non seulement le temps nécessaire pour accomplir une tâche, mais réduisent également la qualité du travail effectué. D’après une étude de l’université de Californie, nous avons en moyenne besoin de 23 minutes pour se remettre sur un sujet après avoir été interrompue. Même si l’on n’est distrait que quelques fois par jour, le temps perdu pour retrouver sa concentration optimale est important.

C’est un calcul simple : si vous êtes distrait trois fois par jour, vous perdez une heure de travail. En résumé, il est donc préférable de commencer une tâche et la terminer avant de passer à la suivante plutôt que faire plusieurs choses à la fois.

Applications concrètes

• Planifier des blocs de travail : Définir des périodes spécifiques dédiées à des tâches importantes sans interruptions en utilisant des méthodes telle que le deep work.
• Communiquer les périodes de concentration : Informer collègues et proches de vos périodes de travail intense pour éviter les interruptions.
• Regrouper les tâches similaires : Adopter le batching, c’est-à-dire effectuer des tâches similaires en succession pour réduire le temps de “réchauffement” du cerveau entre des activités différentes.
• Minimiser les distractions : Fermer les onglets de navigateur non essentiels, mettre le téléphone, teams et vos mails en silencieux…

La loi de Pareto

“80 % des effets sont le produit de 20 % des causes.”

Concept

Vilfredo Pareto a initialement formulé cette observation en étudiant la répartition de la richesse en Italie, découvrant que 80 % des terres étaient possédées par 20 % de la population. Cette répartition inégale s’applique à une variété de contextes, y compris la productivité, où souvent, une minorité des tâches accomplie conduit à la majorité des résultats significatifs. Cela souligne l’importance de se concentrer sur les activités les plus rentables.

Applications concrètes

• Identifier les tâches clés : Concentrez-vous sur les 20 % de tâches qui génèrent 80 % des résultats.
• Prioriser efficacement : Allouer plus de ressources et d’efforts aux activités les plus impactantes.
• Simplifier les objectifs : Éliminer ou déléguer les tâches moins productives pour se concentrer sur celles qui comptent vraiment.
• Évaluation continue : Réexaminer régulièrement les priorités pour s’assurer que l’attention est bien focalisée sur les activités à fort impact.

La loi de Murphy

“S’il existe au moins deux façons de faire quelque chose et qu’au moins l’une de ces façons peut entraîner une catastrophe, il se trouvera forcément quelqu’un quelque part pour emprunter cette voie.”

Concept

La proverbiale loi de Murphy, attribuée à Edward A. Murphy, Jr., un ingénieur de l’armée américaine, souligne l’importance de se préparer aux imprévus. Elle rappelle que, dans tout projet ou tâche, des problèmes inattendus peuvent et vont survenir. Par exemple, dans le contexte du développement logiciel, il n’est pas rare d’être surpris par les usages inattendus qu’un utilisateur peut faire d’un programme

Applications concrètes :

• Analyser les risques : on peut difficilement être prêt pour chaque risque, en revanche il est recommandé de se poser en amont la question des risques possibles, leur probabilité et leur impact.
• Planification de contingence : étudiez le chemin critique et prévoyez des plans d’urgence pour les problèmes à fort impact ou probabilité.
• Adopter une approche Agile : la méthode Agile favorise la culture de la flexibilité, permettant ainsi d’être prêt à s’adapter en réponse aux mauvaises surprises.

La loi de Newton

“Un objet au repos tend à rester au repos tandis qu’un objet en mouvement tend à rester en mouvement.”

Concept

Cette loi, fondamentale en physique, trouve une application métaphorique forte dans la gestion de la productivité. Elle illustre comment l’inertie influence nos habitudes de travail : rester dans un état d’inaction mène à plus d’inaction, tandis qu’inversement, l’initiation d’une activité, même minimale, favorise le maintien de l’élan. Prendre 2 minutes pour commencer une tâche anodine peut être cette force extérieure qui change notre état de repos en un état de mouvement, facilitant le passage à des actions plus substantielles. Souvent, le plus grand défi est de se lancer.

Applications concrètes

On vous avait déjà partagé quelques clés pour lutter contre la procrastination, en voici d’autres :

• Commencer petit : Lancer une tâche par une action très simple et rapide, comme écrire une première phrase ou préparer son espace de travail.
• Créer un élan : Utiliser ces petites victoires et actions initiales pour construire un élan vers des objectifs plus grands.
• Utiliser des rappels positifs : Mettre en place des indices visuels ou des alarmes comme forces extérieures pour initier le mouvement vers la productivité.

La loi d’Illich

“Passé un certain seuil, l’effort supplémentaire produit des rendements décroissants.”

Concept

Ivan Illich, un penseur autrichien, a souligné que dans de nombreux domaines, il existe un point à partir duquel la quantité de travail ou d’effort investi commence à avoir un rendement négatif. Dans le contexte de la productivité, cela signifie que travailler des heures supplémentaires sur une tâche peut non seulement devenir moins efficace, mais peut également nuire à la qualité du travail et au bien-être.

Applications concrètes

• Reconnaître ses limites : S’auto-analyser pour être conscient de son point de rendement décroissant personnel et ajuster son effort en conséquence.
• Prendre des pauses régulières : Utiliser des techniques comme la méthode Pomodoro pour intégrer des pauses et maintenir la fraîcheur mentale.
• Évaluer l’efficacité : Réviser périodiquement la méthode de travail pour identifier et éliminer les inefficacités.

La loi de Laborit

“Nous avons tendance à faire en premier ce qui nous fait plaisir.”

Concept

Henri Laborit, un pionnier dans l’étude du comportement humain et de la réaction au stress, a théorisé que notre cerveau tend à inhiber les actions lorsque celles-ci semblent irréalisables ou préjudiciables à notre bien-être. Cette tendance naturelle à éviter le stress nous pousse à privilégier les tâches faciles, agréables et immédiatement gratifiantes, en repoussant les activités plus longues et complexes. Cependant, comme l’a souligné Alexander Graham Bell, “la seule différence entre le succès et l’échec est la capacité à passer à l’action”.  indiquent que les individus qui s’attaquent d’abord aux tâches les plus difficiles tendent à être plus productifs et à réussir davantage comparé à ceux qui commencent par les plus simples.

Applications concrètes

• Prioriser les tâches difficiles : Utilisez la méthode Eat that frog et commencez la journée par la tâche la plus ardue pour bénéficier d’une satisfaction et d’un élan productif pour le reste de la journée.
• Reconnaître et gérer l’inhibition : Être conscient de quand et pourquoi l’inhibition de l’action se produit, et développer des stratégies pour surmonter ces blocages.
• Récompenser le progrès : Établir un système de récompenses pour les petites victoires réalisées en s’attaquant aux tâches difficiles, renforçant ainsi la motivation (oui on pourrait dire qu’on vous conseille de vous auto-pavloviser 😊)

La loi de Fraisse

“Notre perception du temps est liée à l’intérêt que nous portons à l’activité en cours.”

Concept

Plus la tâche est pénible, plus le temps paraît long. Si l’on prend plaisir à ce que l’on fait, une heure peut sembler n’être que dix minutes. Inversement, on a tous déjà été confrontés à ces heures qui semblent durer des années entières. Paul Fraisse, psychologue spécialisé dans l’étude de la perception du temps, a démontré que notre ressenti peut considérablement varier en fonction de ce que nous faisons. Cette relativité du temps a des implications importantes pour la productivité, suggérant que trouver du plaisir et de l’intérêt dans nos tâches peut les rendre non seulement plus agréables mais aussi apparemment plus courtes.

Applications concrètes :

• Trouver du sens dans les tâches : Chercher ou créer de l’intérêt personnel dans les activités pour les rendre plus engageantes.
• Varier les activités : Changer régulièrement de type de tâche pour maintenir un niveau d’intérêt élevé et éviter la monotonie.
• Gérer l’anxiété : Adopter des stratégies de réduction du stress pour améliorer l’expérience du temps passé à travailler.

La loi de Swoboda-Fleiss-Teltscher

“Chacun a son propre rythme biologique.”

Concept

Vous êtes plutôt du matin ou du soir ? Vous êtes un loup, un ours, un dauphin ou un lion ?
Les travaux de plusieurs chercheurs, dont ceux de Hermann Swoboda, Wilhelm Fliess, et Artur Teltscher, ont montré que les fluctuations dans les cycles physiologiques et psychologiques affectent significativement notre efficacité et notre créativité au quotidien. Nos cycles circadiens influencent notre alerte et notre concentration, tandis que d’autres cycles biologiques peuvent affecter notre humeur et notre motivation. Et si c’est le cas pour tout le monde, la différence est que nous n’avons pas tous le même rythme. Comprendre et adapter nos activités à ces rythmes peut non seulement optimiser notre efficacité personnelle mais également enrichir la dynamique de groupe.

Applications concrètes

• Optimiser le temps de travail : Trouver le meilleur moment de la journée pour les tâches exigeantes intellectuellement, en tenant compte des rythmes circadiens personnels.
• Écouter son corps : Prendre des pauses ou changer d’activité lorsque l’on ressent une baisse d’énergie ou de motivation liée à un cycle biologique.
• Optimiser le sommeil : Veiller à avoir un sommeil de qualité pour soutenir les cycles de productivité naturels.
• Expérimentation personnelle : Observer et noter comment différents moments de la journée affectent la performance et l’humeur pour personnaliser davantage l’organisation du travail.

La loi de Hofstadter

“Il faut toujours plus de temps qu’on ne le pense, même en tenant compte de la loi de Hofstadter.”

Concept

Une constatation que vous avez sans doute déjà eue empiriquement mais que Douglas Hofstadter a formalisé. Par cela, il souligne notre tendance chronique à sous-estimer le temps nécessaire pour accomplir des tâches, un phénomène connu sous le nom de “planification optimiste”. Même en essayant de compenser cette tendance en allouant plus de temps que prévu initialement, le temps nécessaire reste bien souvent sous-estimé.

Applications concrètes

• Identifier le chemin critique : Déterminer les étapes indispensables au projet qui conditionnent sa durée totale, afin de leur accorder une attention particulière et d’anticiper les retards potentiels.
• Réviser les estimations : Prendre l’habitude de revoir et d’ajuster les estimations de temps à mesure que le travail progresse.
• Tenir un journal de projet : Documenter le temps réel passé sur les tâches pour avoir des abaques objectives et améliorer la précision des estimations futures.