Coucou ! On lance une pétition pour le retour de Daft Punk à la cérémonie de clôture des JO. Pourquoi ?

Parce que ce serait génial mais aussi et surtout parce que la clôture est tout aussi importante que le projet en lui-même.

On pourrait faire des analogies en parlant de dessert, de point final ou de la dernière saison de Game of Thrones… mais la réalité est que, en gestion de projet aussi, une bonne conclusion est capitale.

Alors, en attendant les JO on vous propose un nouvel article avec 5 clés pour faire une clôture projet aux petits oignons.

De l’importance de la clôture projet

Peut-être est-ce parce qu’on a hâte de passer au prochain sujet, parce qu’on manque de motivation ou tout simplement de temps, mais souvent la clôture est le parent-pauvre des phases projet.

Pourtant, la clôture est un élément fondamental de la réussite globale du projet. Elle permet notamment de :

1. Faciliter le run : en documentant proprement ce qui a été réalisé et en rendant les informations facilement accessibles. Cette phase facilite grandement la prise en main et la compréhension du projet par les équipes qui en assureront la gestion quotidienne par la suite.
2. Capitaliser les connaissances : C’est lors de cette phase que le projet est débriefé. Les leçons apprises sont documentées pour améliorer les processus sur les projets futurs. Cette étape est essentielle pour ne pas répéter les mêmes erreurs et pour capitaliser sur ce qui a bien fonctionné.
3. Confirmer l’atteinte des objectifs : La clôture d’un projet permet de vérifier formellement si les objectifs initiaux ont été atteints et si le projet a livré les résultats attendus. C’est l’occasion de faire le point sur les succès et les éventuels écarts par rapport au cahier des charges initial.
4. Favoriser la motivation & satisfaction : C’est aussi l’occasion de communiquer les résultats aux parties prenantes, de recueillir leurs feedbacks et d’assurer que leurs attentes ont été satisfaites mais aussi célébrer les succès en équipe. Cette étape peut jouer un rôle clé dans la construction de relations solides pour les projets futurs.

Une clôture projet bien menée est un investissement pour l’avenir, permettant d’économiser du temps, de l’argent et des efforts sur les projets suivants. C’est non seulement ce qui permet de fermer un chapitre, mais aussi de poser des fondements solides pour les défis futurs.

 

Le début de la fin : démarrer la clôture

Vous avez franchi la ligne d’arrivée de votre projet. Pour reprendre les mots du célèbre poète américain Henry Wadsworth Longfellow, « Commencer est glorieux, mais atteindre la fin l’est encore davantage. »

Maintenant que le développement et les tests des fonctionnalités finales sont derrière vous, il est temps de penser à la conclusion. Nous vous conseillons de concevoir, avec votre équipe, un plan de clôture. Ce plan servira de feuille de route pour :

• Déterminer les jalons clés de cette dernière phase.
• Identifier les dernières tâches à accomplir et élaborer une stratégie pour les mener à bien.
• Distinguer les tâches qui ne font pas partie du périmètre du projet, en justifiant leur exclusion.
• Planifier les événements et cérémonies de clôture qui marqueront la fin du projet (et célébreront ses succès).

Ce plan ne sert pas uniquement à formaliser l’issue du projet, mais aussi à assurer une transition en douceur vers les opérations courantes ou les phases ultérieures, tout en reconnaissant les efforts de tous les membres de l’équipe.

 

Clôturer, c’est documenter

Selon une étude de McKinsey, nous consacrons en moyenne 1,8 heure chaque jour à rechercher et à rassembler des informations, ce qui équivaut à presque 10 heures hebdomadaires (et donc largement plus d’une nuit complète de sommeil !).

Et qui, parmi nous, ne s’est jamais retrouvé à prier toutes les déités modernes et antiques en espérant retrouver LE document qui répondra à ses interrogations ?

La documentation est notre fil d’Ariane, essentiel pour naviguer à travers l’histoire d’un projet. En 1960, la Nasa lance le programme Apollo, et plus d’un demi-siècle plus tard la documentation du projet est toujours consultée. Ces archives détaillées ont été un atout inestimable pour la planification de missions ultérieures, démontrant l’importance cruciale d’un enregistrement fiable et facile d’accès.

Néanmoins, aussi vitale soit-elle, la documentation d’un projet s’avère fréquemment incomplète ou peu claire pour les néophytes. Pris dans le tourbillon d’un projet, confrontés à diverses urgences et défis à surmonter, il est facile d’être contraint de progresser sans une documentation adéquate.

Nombreux sont les projets qui laissent derrière eux non pas un fil d’Ariane mais une pelote de laine emmêlée. La méthodologie Agile est régulièrement critiquée pour son manque de documentation centralisée, souvent dispersée entre différents tickets ou enfouie dans des commentaires. Et dans une gestion de projet en V, les documents, bien que clairs au départ, sont souvent obsolètes à la fin du projet. C’est pourquoi, fin de projet se doit de rimer avec documentation.

Mais comment assurer une documentation cohérente et intelligible sans empiéter sur des délais serrés ?

• L’une des solutions est de dédier un sprint spécifique à cette tâche, en estimant au préalable le travail requis et en hiérarchisant les priorités, tout en répartissant les responsabilités au sein des équipes.
• Une autre approche réside dans l’utilisation de l’intelligence artificielle, pour structurer, classer, et même rédiger certains segments de la documentation, allégeant le fardeau des équipes et permettant de se focaliser sur les aspects cruciaux du projet.

Enfin, la sécurité ne doit jamais être négligée, surtout en matière de documentation et de données de projet (coucou les mots de passe qui disparaissent ou sont enregistré sur un post-it). L’archivage sécurisé est crucial pour protéger le travail réalisé des regards indiscrets, mais aussi pour s’assurer que ces précieuses informations restent accessibles pour les besoins futurs.

 

Capitalisation des connaissances

La capitalisation des connaissances glanées au fil d’un projet est essentielle pour affiner et améliorer continuellement tant les processus que les résultats. Plusieurs approches complémentaires existent pour nourrir cette dynamique :

1. Rétrospective : Fréquemment adoptée en méthode Agile, cette réunion invite chaque membre de l’équipe à réfléchir aux catégories suivantes : ce qui fonctionne bien, ce qui est à revoir, ce qu’il faut faire davantage, ce qu’il faut arrêter et ce qu’il faut initier.
2. Réunion post-mortem : Cousine de la rétrospective mais souvent plus structurée, elle se concentre sur une dissection des objectifs réalisés ou non. L’objectif est de distiller des leçons universelles, en explorant les causes profondes derrière les succès et les revers.
3. Formalisation de retour d’expérience (REX) : Il s’agit de la création d’un document récapitulatif des apprentissages du projet. En mettant en lumière les réussites et les échecs, les données clés et les conseils pour l’avenir, ce document devient un outil inestimable. L’emploi de la méthode STAR (Situation, Tâche, Action, Résultat) peut être utile pour structurer efficacement le REX.
4. Lessons Learned Database : Créer une base de données où sont consignées les leçons tirées du projet rend ces informations précieuses accessibles à l’ensemble de l’entreprise. Cela permet de capitaliser la connaissance tout en la rendant facile d’accès, surtout s’il y a un grand nombre de projets.
5. Élaboration et consolidation d’abaques : Estimer avec précision est toujours un défi. Aussi, une manière de capitaliser de la connaissance est de documenter les durées réelles des différentes activités (spécification, développement, test, etc.) dans une base de données dédiée. Cette pratique permet de rassembler des données factuelles pour affiner les prévisions des projets futurs, s’appuyant sur des réalités plutôt que des suppositions.
6. Feedback des parties prenantes : Recueillir les avis des parties prenantes par le biais d’enquêtes, d’entretiens ou de forums après la conclusion du projet offre des perspectives diverses, enrichissant la compréhension des points forts et faibles du projet. Cette approche capte des insights précieux, portant tant sur les résultats que sur les méthodes employées.

En embrassant une ou plusieurs de ces pratiques, vous pourrez forger un héritage de savoir, qui facilitera grandement les projets à venir.

 

La clôture administrative

La clôture projet doit bien évidemment s’accompagner de la clôture administrative, c’est-à-dire la revue budgétaire, la clôture des contrats, la libération et affectation des ressources…

A noter que la revue budgétaire va au-delà de la simple comparaison entre les dépenses effectives et le budget initial. Ce moment clé vise à décortiquer les écarts, identifier les lignes budgétaires sous-estimées ou surévaluées et comprendre les raisons sous-jacentes de ces différences. L’objectif est de mener une analyse approfondie qui permettra d’affiner les estimations pour les projets futurs, garantissant ainsi une meilleure allocation des ressources et une prévision budgétaire plus précise.

 

Le chant du cygne : communiquer

Enfin, last but not least, la communication joue un rôle pivot, assurant que tous les participants – de l’équipe aux parties prenantes – comprennent les réalisations, les leçons apprises ainsi que les prochaines étapes.

La fin d’un projet c’est avant tout l’occasion de célébrer. Chaque projet a ses victoires, qu’elles soient petites ou grandes. Les reconnaître publiquement en valorisant à la fois les individus et l’équipe est essentiel pour la culture d’entreprise et la motivation. Pour marquer le coup, pourquoi ne pas organiser un événement de clôture ? Cela peut être un dîner, un afterwork ou même une réunion virtuelle.

Par ailleurs, il est tout aussi crucial d’aborder les échecs avec objectivité, non pour s’appesantir sur le passé, mais pour instaurer une dynamique de confiance et de transparence. On peut penser au projet Ara de Google, où malgré l’abandon du projet, l’entreprise a partagé les raisons de cet échec, facilitant ainsi l’apprentissage organisationnel. Discuter ouvertement des défis rencontrés, des erreurs commises et des leçons tirées lors de séminaires ou d’ateliers dédiés est une pratique salutaire. Ces échanges, menés dans un esprit constructif, visent à déceler les pistes d’amélioration sans pointer du doigt, nourrissant ainsi une culture de responsabilité et d’apprentissage continu tout en renforçant la résilience et l’innovation organisationnelle.

 

Votre dernier mail

Vous avez terminé de consolider la documentation, cristallisé les leçons apprises, clôturé les contrats et fêté la fin du projet comme il se doit avec votre équipe : il est désormais temps d’adresser votre ultime message.

On vous conseille d’y intégrer :

• des remerciements envers les membres de l’équipe et toutes les parties prenantes,
• les liens vers la documentation du projet et les éléments de capitalisation des connaissances,
• les points de contact pour fluidifier la transition.

Après une ultime relecture, ne reste plus qu’à franchir le pas. Appuyez sur “envoyer” et laissez derrière vous l’empreinte d’un projet réussi C’est le moment de tourner la page, avec la satisfaction du devoir accompli et l’excitation des nouveaux horizons à explorer. 😊