Enigme du jour (copyright Gollum) : “Toute chose, je dévore. Je ronge le fer, fait disparaître l’acier et réduit les pierres en poussière. Qui suis-je ?”
Le temps. Parce que oui, le temps est souvent une énigme.
S’il file souvent à toute vitesse, une simple réunion de 30min peut parfois donner l’impression d’avoir duré 15 ans. Entre notre perception du temps, les mille sujets à traiter et la fanfare de mails et réunions vient une question clé : comment gérer efficacement son temps ?
Parkinson, Murphy, Newton, Pareto… Derrière ces noms qui vous disent sans doute quelque chose, se cachent plusieurs lois relatives au temps et la productivité. Nous vous proposons de les découvrir dans cet article.
En 1955, Cyril Northcote Parkinson observe l’Amirauté et le Bureau des Colonies Britannique et constate une tendance paradoxale : malgré une diminution du nombre de navires et de colonies, le nombre d’employés, lui, continue de croître. Comment expliquer que, malgré une réduction manifeste des responsabilités et des charges de travail, le nombre d’employés ne diminue pas mais, au contraire, augmente ? Cette observation à permis à Parkinson de déduire que sans contraintes de temps strictes, nous avons tendance à laisser les tâches se dilater, parfois en ajoutant des complexités inutiles ou en perfectionnant excessivement des détails mineurs.
Attention toutefois à ne pas prendre au pied de la lettre le corollaire de cette loi, appelé le corollaire Stock-Sanford : « si vous attendez la dernière minute, ça ne prend qu’une minute. » 😊
Sune Carlson a observé que les interruptions dans le travail allongent non seulement le temps nécessaire pour accomplir une tâche, mais réduisent également la qualité du travail effectué. D’après une étude de l’université de Californie, nous avons en moyenne besoin de 23 minutes pour se remettre sur un sujet après avoir été interrompue. Même si l’on n’est distrait que quelques fois par jour, le temps perdu pour retrouver sa concentration optimale est important.
C’est un calcul simple : si vous êtes distrait trois fois par jour, vous perdez une heure de travail. En résumé, il est donc préférable de commencer une tâche et la terminer avant de passer à la suivante plutôt que faire plusieurs choses à la fois.
Vilfredo Pareto a initialement formulé cette observation en étudiant la répartition de la richesse en Italie, découvrant que 80 % des terres étaient possédées par 20 % de la population. Cette répartition inégale s’applique à une variété de contextes, y compris la productivité, où souvent, une minorité des tâches accomplie conduit à la majorité des résultats significatifs. Cela souligne l’importance de se concentrer sur les activités les plus rentables.
La proverbiale loi de Murphy, attribuée à Edward A. Murphy, Jr., un ingénieur de l’armée américaine, souligne l’importance de se préparer aux imprévus. Elle rappelle que, dans tout projet ou tâche, des problèmes inattendus peuvent et vont survenir. Par exemple, dans le contexte du développement logiciel, il n’est pas rare d’être surpris par les usages inattendus qu’un utilisateur peut faire d’un programme
Cette loi, fondamentale en physique, trouve une application métaphorique forte dans la gestion de la productivité. Elle illustre comment l’inertie influence nos habitudes de travail : rester dans un état d’inaction mène à plus d’inaction, tandis qu’inversement, l’initiation d’une activité, même minimale, favorise le maintien de l’élan. Prendre 2 minutes pour commencer une tâche anodine peut être cette force extérieure qui change notre état de repos en un état de mouvement, facilitant le passage à des actions plus substantielles. Souvent, le plus grand défi est de se lancer.
On vous avait déjà partagé quelques clés pour lutter contre la procrastination, en voici d’autres :
Ivan Illich, un penseur autrichien, a souligné que dans de nombreux domaines, il existe un point à partir duquel la quantité de travail ou d’effort investi commence à avoir un rendement négatif. Dans le contexte de la productivité, cela signifie que travailler des heures supplémentaires sur une tâche peut non seulement devenir moins efficace, mais peut également nuire à la qualité du travail et au bien-être.
Henri Laborit, un pionnier dans l’étude du comportement humain et de la réaction au stress, a théorisé que notre cerveau tend à inhiber les actions lorsque celles-ci semblent irréalisables ou préjudiciables à notre bien-être. Cette tendance naturelle à éviter le stress nous pousse à privilégier les tâches faciles, agréables et immédiatement gratifiantes, en repoussant les activités plus longues et complexes. Cependant, comme l’a souligné Alexander Graham Bell, “la seule différence entre le succès et l’échec est la capacité à passer à l’action”. indiquent que les individus qui s’attaquent d’abord aux tâches les plus difficiles tendent à être plus productifs et à réussir davantage comparé à ceux qui commencent par les plus simples.
Plus la tâche est pénible, plus le temps paraît long. Si l’on prend plaisir à ce que l’on fait, une heure peut sembler n’être que dix minutes. Inversement, on a tous déjà été confrontés à ces heures qui semblent durer des années entières. Paul Fraisse, psychologue spécialisé dans l’étude de la perception du temps, a démontré que notre ressenti peut considérablement varier en fonction de ce que nous faisons. Cette relativité du temps a des implications importantes pour la productivité, suggérant que trouver du plaisir et de l’intérêt dans nos tâches peut les rendre non seulement plus agréables mais aussi apparemment plus courtes.
Vous êtes plutôt du matin ou du soir ? Vous êtes un loup, un ours, un dauphin ou un lion ?
Les travaux de plusieurs chercheurs, dont ceux de Hermann Swoboda, Wilhelm Fliess, et Artur Teltscher, ont montré que les fluctuations dans les cycles physiologiques et psychologiques affectent significativement notre efficacité et notre créativité au quotidien. Nos cycles circadiens influencent notre alerte et notre concentration, tandis que d’autres cycles biologiques peuvent affecter notre humeur et notre motivation. Et si c’est le cas pour tout le monde, la différence est que nous n’avons pas tous le même rythme. Comprendre et adapter nos activités à ces rythmes peut non seulement optimiser notre efficacité personnelle mais également enrichir la dynamique de groupe.
Une constatation que vous avez sans doute déjà eue empiriquement mais que Douglas Hofstadter a formalisé. Par cela, il souligne notre tendance chronique à sous-estimer le temps nécessaire pour accomplir des tâches, un phénomène connu sous le nom de “planification optimiste”. Même en essayant de compenser cette tendance en allouant plus de temps que prévu initialement, le temps nécessaire reste bien souvent sous-estimé.